1.提前10个以上工作日（不含寒暑假时间），填写《华南师范大学长期外籍教职工及持境外居留证教职工赴国（境）外公务出差申报表》原件一式2份，1份提交国际交流合作处出入境管理科，1份由所在二级单位存留。出访者自行复印1份备用。
2.提交邀请信复印件1份。如邀请信原文为邀请国本土文字，请另交中文翻译件1份。
3. 回国后如需到校财务处报销出访费用，须填写《华南师范大学因公临时出国(境）费用预算表》3份。
4.返校后，如需到学校财务处报账，需备齐以下资料：华南师范大学因公临时出国(境）费用预算表、邀请信、会议通知、因私护照首页/签证页/出入境章所在页复印件、登机牌原件等，以及财务处要求提交的其他材料。另需提供出访者自行存留的《华南师范大学长期外籍教职工及持境外居留证教职工赴国（境）外公务出差申报表》复印件。